Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybos direktorius 2016 m. liepos 7 d. įsakymu Nr. V-330 pakeitė Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo Valstybinio socialinio draudimo fondo administravimo įstaigose taisykles, patvirtintas 2014 m. rugsėjo 11 d. įsakymu Nr. V-555, jas išdėstydamas nauja redakcija.
Naujosios taisyklės nustato fizinių asmenų ar fizinių asmenų grupės, juridinių asmenų ir kitų subjektų, neturinčių juridinio asmens teisių, aptarnavimą „Sodroje“, jos teritoriniuose skyriuose ir kitose jos įstaigose, taip pat asmenų prašymų pateikimą šioms įstaigoms ir jų nagrinėjimą.
Pakeitimais papildyta vartojamų sąvokų sekcija, pateikiant bendro oficialaus Fondo administravimo įstaigų elektroninio pašto adreso, bendrojo „Sodros“ informacijos telefono numerio, pokalbio internetu paaiškinimą, paaiškinant E. siuntų pristatymo sistemos ir kitus apibrėžimus.
Papildyta, jog „vieno langelio“ principas Fondo administravimo įstaigose reiškia, kad prašymai priimami ir atsakymai į juos pateikiami Priimamuosiuose, prašymą nagrinėjanti Fondo administravimo įstaiga sprendimui priimti reikalingą informaciją pati gauna iš kitų Fondo administravimo įstaigų, prireikus – ir iš kitų viešojo administravimo subjektų, neįpareigodama to atlikti prašymą pateikusį asmenį, „Sodros“ informacijos centras centralizuotai konsultuoja ir teikia informaciją telefonu, paskambinus bendruoju telefono numeriu, pokalbiuose internetu, taip pat centralizuotai administruoja bendrą oficialią Fondo administravimo įstaigų elektroninio pašto dėžutę, paskirsto į ją gautus laiškus, teikia bendro pobūdžio informaciją pagal šiuo elektroniniu paštu ir kitais būdais gautus prašymus.
Išplėstas „Sodros“ priimamojo darbuotojo vykdomų funkcijų sąrašas.
Nustatyta, kad taisyklėse nustatytų terminų eiga skaičiuojama Civilinio kodekso nustatyta tvarka.
Bendroji taisyklė – aptarnaujant asmenį, jį įspėjus, gali būti filmuojama, fotografuojama, daromas pokalbio garso ar vaizdo įrašas. Pakeitimais papildyta, kad direktorius įsakymu gali nustatyti išimtis, kai prašymai, teiktini raštu, asmens pageidavimu gali būti išdėstomi žodžiu, jei yra galimybė fiksuoti ir saugoti prašymo turinį, asmens tapatybės nustatymo ir autentifikavimo procesą, panaudojant technines priemones (filmuoti, saugoti įrašą ir kt.).
Taisyklės papildytos nauju skyriumi, skirtu asmens tapatybės nustatymui: asmens tapatybė, kuri, priklausomai nuo kreipimosi būdo, gali būti patvirtinta taip:
- Kai prašymas teikiamas tiesiogiai atvykus į įstaigą – pateikiant galiojantį asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą.
- Kai prašymas siunčiamas paštu – pridedant notaro ar kita tvarka patvirtintą prašymą teikiančio asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopiją.
- Kai prašymas teikiamas elektroniniais ryšiais: pasirašant kvalifikuotu elektroniniu parašu; arba teikiant jį per EGAS (iš EGAS naudotojo srities) ar per EDAS (iš Draudėjo srities); arba teikiant prašymą (arba jungiantis prie informacinės sistemos) per integruotas informacines sistemas, prie jų prisijungus naudojant asmens tapatybės nustatymo elektroninėje erdvėje priemones.
Detalizuotos iniciatyvinio informavimo paslaugos gavimo galimybės, patikslinta „Sodros“ informacijos centro centralizuoto asmenų konsultavimo vykdymo tvarka. Visi atvejai, kai „Sodros“ informacijos centro darbuotojai aptarnauja asmenį bendruoju telefono numeriu, taip pat jų pokalbių internetu faktas ir turinys fiksuojami informacinėje sistemoje ir saugomi nustatytą terminą.
Atnaujinti reikalavimai darbuotojui, aptarnaujančiam asmenį elektroniniais ryšiais žodžiu (pvz., papildyta, jog jeigu aptarnaujamas asmuo įžeidinėja jį aptarnaujantį darbuotoją, jam grasina arba asmens elgesys kelia pagrįstų įtarimų, kad asmuo yra apsvaigęs nuo alkoholio, narkotinių, psichotropinių ar kitų svaigiųjų medžiagų ir dėl to asmens neįmanoma tinkamai aptarnauti, įspėti tokį asmenį, kad pokalbis gali būti nutrauktas, ir prireikus nutraukti pokalbį).
Papildytos taisyklių nuostatos, skirtos taisyklėse apibrėžtų prašymų teikimui, vidaus procedūrų, atliekamų juos nagrinėjant, reguliavimui. Įtvirtinta, kad asmenų prašymai gali būti pateikiami šiomis formomis ir būdais:
– žodžiu: tiesiogiai asmeniui ar jo atstovui atvykus į įstaigą – jos Priimamajame; elektroniniais ryšiais; telefonu; pokalbyje internetu;
– raštu: tiesiogiai asmeniui ar jo atstovui atvykus į įstaigą – jos Priimamajame; paštu arba per pasiuntinį;
– elektroniniais ryšiais: elektroniniu paštu – bendru oficialiu Fondo administravimo įstaigų elektroninio pašto adresu (info@sodra.lt); per EGAS (iš EGAS naudotojo srities); per EDAS (iš Draudėjo srities); per E. siuntų pristatymo sistemą; per kitas Integruotas informacines sistemas (iš jų srities, skirtos autentifikuotiems naudotojams); faksu.
Nustatyta, kad asmens prašymas, pateiktas žodžiu, gali būti išdėstomas darbuotojui, Priimamojo darbuotojui, „Sodros“ informacijos centro atstovui, turinčiam įgaliojimus spręsti asmenims rūpimus klausimus elektroniniais ryšiais arba aptarnauti asmenis.
Jeigu asmens prašymui išnagrinėti būtina papildoma informacija ir (ar) dokumentai, kurią privalo pateikti prašymą pateikęs asmuo, ir įstaiga tokių duomenų pati gauti negali, per 5 d. d. nuo prašymo užregistravimo numatyta galimybė darbuotojui kreiptis į asmenį raštu, prašant per ne trumpesnį kaip 5 d. d. terminą, pateikti papildomą informaciją. Kai tolesniam prašymo nagrinėjimui būtinas kompetentingos institucijos atsakymas, prašymo nagrinėjimas gali būti sustabdytas iki atsisakymo pradėti ikiteisminį tyrimą ar administracinio teisės pažeidimo bylos teiseną arba iki bus baigta baudžiamoji byla ar administracinio teisės pažeidimo bylos teisena. Apie tokio prašymo nagrinėjimo sustabdymą nedelsiant raštu pranešama asmeniui.
Papildytos taisyklių nuostatos dėl prašymų nenagrinėjimo atvejų, patikslinta atsakymų į prašymus apskundimo tvarka ir kiti aspektai, kurie sureglamentuoti naujose taisyklėse, galiojančiose nuo 2016-07-08.